Privacy Statement voor Bedrijven - versie Mei 2022
1. Inleiding
Dit privacy statement is opgesteld door Q&A (zie artikel 2 met definities) gevestigd te Amersfoort (Nederland) aan de Printerweg 22.
2. Definities
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) daaraan toekent.
Q&A: Q&A Insights BV (KVK 58913009).
Persoonsgegevens: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).
Verwerking van persoonsgegevens: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via automatische processen, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, als mede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
3. Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Q&A, niet zijnde de persoonsgegevens die particulieren/consumenten in de hoedanigheid van particulier/consument hebben gegeven, hiervoor geldt een apart privacy statement.
Q&A draagt er zorg voor dat zij alle toepasselijke privacywet- en regelgeving naleeft, waaronder begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Q&A verwerkt de volgende persoonsgegevens:
- contactgegevens zoals voornaam, achternaam, functiebenaming, bedrijfsnaam, NAW gegevens bedrijf (inclusief land), telefoonnummer (06-nummer) en zakelijk en/of privé emailadres;
5. Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?
- Ten behoeve van het uitbrengen van offertes
- Ten behoeve van het opbouwen van een klantenbestand
- Ten behoeve van het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten
- Ten behoeve van het uitnodigen voor bijeenkomsten/evenementen/studiereizen
- Ten behoeve van het toesturen van informatie over (nieuwe) producten/diensten
- Ten behoeve van het toesturen van mailings/nieuwsbrieven
- Ten behoeve van het maken/toesturen van facturen
- Ten behoeve van het stellen van vragen via het contactformulier
6. Op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
In de meeste gevallen is de grondslag dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (of om op verzoek van de betrokkene voordat de overeenkomst is gesloten maatregelen te nemen). Indien er geen overeenkomst met de betrokkene partij is gesloten of wij geen verzoek tot het nemen van maatregelen van de betrokkene hebben ontvangen, is de grondslag dat er toestemming is gegeven voor de verwerking van de persoonsgegevens door de betrokkene voor één of meer specifieke doeleinden.
Als onze grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens ‘toestemming’ is, kan de betrokkene deze toestemming altijd weer intrekken.
7. Wie verwerkt de persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door werknemers van Q&A voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in punt 5, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
Q&A bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan zij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift haar tot mededeling verplicht of uit de taak van de verantwoordelijke mededeling voortvloeit.
8. Toegang tot persoonsgegevens
Q&A slaat persoonsgegevens o.a. op in de persoonlijke Outlook/exchange boxen (waaronder Office 365) in een door haar zelf ontwikkeld CRM software programma ten behoeve van het Relatiebeheer (Qaro) en per te organiseren event in Excel bestanden. Elke medewerker heeft toegang tot zijn eigen Outlook/exchange en tot Qaro en tot de genoemde Excel bestanden. Het secretariaat heeft ook toegang tot de mail van de directie.
Q&A maakt ten behoeve van de opslag van data gebruik van externe cloudservers van Exonet die in Nederland staan en/of van cloudservers van Microsoft die in Europa staan.
Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennisneemt.
9. Beveiliging persoonsgegevens
Q&A neemt technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang of ongeoorloofd gebruik van persoonsgegevens te voorkomen.
Q&A conformeert zich aan de meldplicht datalekken.
10. Verstrekking persoonsgegevens
Q&A verstrekt je gegevens niet zomaar aan anderen, tenzij daarvoor toestemming is gegeven, of als zij daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Q&A blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
In het geval van evenementen waar je als deelnemer aanwezig bent en waarbij sponsoren betrokken zijn zal Q&A in de meeste gevallen een lijst met de bedrijfsnamen van de deelnemers verstrekken aan de sponsoren. Andere (persoons)gegevens zoals bijvoorbeeld je e-mailadres/voor-en achternaam/telefoonnummer/functiebenaming/bedrijfsadres/land etc. zullen alleen met jouw specifieke toestemming gedeeld worden met deze sponsoren/derden. Hierbij zal altijd het doel van het delen vermeld worden.
11. Hoe lang worden de gegevens bewaard?
De algemene bewaartermijn is bij Q&A 5 jaar. Als de bewaartermijn in specifieke gevallen korter is, zal Q&A dit per specifiek geval aangeven. Echter, als er van de twee voorgaande zinnen afwijkende wettelijke bewaartermijnen gelden, zal Q&A zich aan deze wettelijke bewaartermijnen houden.
12. Wijziging van het privacy statement
Q&A behoudt zich het recht voor dit privacy statement in de toekomst wijzigen. Op de website vind je het meest actuele privacy statement.
13. Rechten van Betrokkenen
Je kunt de uit hoofde van de Algemene verordening gegevensbescherming de aan jou toegekende rechten ter zake je persoonsgegevens (te weten je recht op inzage, rectificatie/correctie, verwijdering, het recht om vergeten te worden, de gegevensverwerking te beperken of je hier tegen te verzetten, het recht op data-portabiliteit en het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming) uitoefenen door contact op te nemen met Sandra Jonker (secretariaat@qanda.nl).
Wij vragen je vervolgens je te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.
Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer je ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.
14. Klachten
Klachten kun je kenbaar maken bij jouw contactpersoon binnen Q&A, maar ook via: secretariaat@qanda.nl.
Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn:
Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
Nederland
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
info@autoriteitpersoonsgegevens.nl
